Politica de confidențialitate

1.1 Operatorul de date

Operatorul datelor tale cu caracter personal este AppCold, pe care îl poți contacta la [email protected].

1.2 Cum ne contactezi în legătură cu confidențialitatea

Pentru orice întrebare despre această politică sau pentru a-ți exercita drepturile, scrie-ne la [email protected].

1.3 Când acționăm ca persoană împuternicită

Când construim, găzduim sau întreținem software pentru clienții noștri, putem prelucra date cu caracter personal în numele lor — de exemplu, date ale clienților sau angajaților acestora stocate în sistemele la care lucrăm. În acest caz, clientul nostru este operatorul, iar noi acționăm ca persoană împuternicită, pe baza unui acord de prelucrare a datelor. Această politică nu acoperă acea prelucrare; te rugăm să consulți politica de confidențialitate a clientului respectiv.

2.1 Datele pe care ni le oferi

În funcție de modul în care interacționezi cu noi, putem colecta:

• date de identificare și de contact — nume, email de serviciu, număr de telefon, firmă, funcție;
• detaliile solicitării — serviciul care te interesează, descrierea proiectului, sistemele folosite, termenul, bugetul și modul preferat de contact;
• date contractuale și de facturare — datele firmei, adresa de facturare, codul fiscal, datele bancare, facturile și istoricul plăților;
• date despre proiect — comunicări, note de ședință, tichete, solicitări, feedback și aprobări;
• date din Portalul pentru clienți — detaliile contului, rolurile utilizatorilor, istoricul autentificărilor și activitatea din portal;
• date de recrutare — CV, experiență, portofoliu și alte informații pe care ni le trimiți când aplici.

2.2 Date colectate automat

Când vizitezi site-ul nostru, infrastructura de găzduire înregistrează automat în jurnalele serverului date tehnice precum adresa IP, tipul browserului, dispozitivul, paginile accesate, data și ora și pagina de proveniență. Aceste jurnale sunt folosite pentru securitate, depanare și buna funcționare a site-ului.

2.3 Date din alte surse

Putem primi date despre tine de la angajatorul sau colegii tăi (de exemplu, când te adaugă ca persoană de contact într-un proiect sau ca utilizator al portalului), din surse publice precum registrele comerțului și rețelele profesionale, precum și de la parteneri care ne recomandă.

2.4 Categorii speciale de date

Nu solicităm și te rugăm să nu ne trimiți categorii speciale de date cu caracter personal (precum date despre sănătate, opinii politice sau convingeri religioase) sau date privind condamnări penale, cu excepția cazurilor strict impuse de lege.

3.1 Răspunsul la solicitări, audituri și oferte

Folosim datele pe care ni le trimiți prin formularele de contact și de ofertă ca să îți răspundem, să pregătim un audit sau o ofertă și să programăm apeluri. Temei legal: demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor de afaceri (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

3.2 Furnizarea serviciilor noastre

Folosim datele clienților și ale persoanelor de contact pentru a executa contractele: gestionarea proiectelor, livrarea software-ului, mentenanță și suport, operarea Portalului pentru clienți și comunicarea cu echipa ta. Temei legal: executarea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) sau, pentru persoanele de contact ale clienților noștri, interesul nostru legitim de a executa contractul cu angajatorul acestora (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

3.3 Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele de facturare și de tranzacție pentru a emite facturi, a ține evidența contabilă și a respecta obligațiile fiscale și alte obligații legale. Temei legal: îndeplinirea unei obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

3.4 Securitate și apărarea drepturilor noastre

Folosim jurnalele serverului și activitatea din conturi pentru a proteja site-ul, sistemele și Portalul pentru clienți împotriva abuzurilor, fraudelor și atacurilor și putem folosi date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță. Temei legal: interesele noastre legitime (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

3.5 Comunicări de afaceri

Le putem trimite clienților și contactelor noastre de afaceri, ocazional, informații despre servicii similare, articole sau evenimente. Te poți dezabona oricând folosind linkul din fiecare mesaj sau scriindu-ne. Acolo unde legea o cere, îți solicităm mai întâi consimțământul. Temei legal: interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR) sau consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).

3.6 Recrutare

Folosim datele pe care ni le trimiți când aplici pentru a-ți evalua candidatura. Cu consimțământul tău, putem păstra candidatura pentru oportunități viitoare. Temei legal: demersuri anterioare încheierii unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).

3.7 Fără decizii automatizate

Nu luăm decizii despre tine bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă.

4.1 Cookie-urile pe care le folosim

În prezent, site-ul nostru folosește doar cookie-uri și tehnologii similare strict necesare pentru funcționarea și securitatea lui. Acestea nu necesită consimțământ conform Legii nr. 506/2004. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire.

4.2 Analiză și modificări

Dacă vom introduce în viitor cookie-uri de analiză, de marketing sau alte cookie-uri neesențiale, îți vom cere consimțământul printr-un banner de cookie-uri înainte de a le plasa și vom actualiza această secțiune cu lista cookie-urilor, scopul și durata lor. Poți bloca sau șterge cookie-urile și din setările browserului.

5.1 Furnizori de servicii

Împărtășim date cu caracter personal doar cu furnizori care ne ajută să ne desfășurăm activitatea și care acționează conform instrucțiunilor noastre, pe baza unor acorduri de prelucrare a datelor, precum:

• furnizori de găzduire și infrastructură cloud;
• instrumente de email, calendar, apeluri video și colaborare;
• sistemele noastre CRM și de management al proiectelor;
• servicii de contabilitate, facturare și bancare;
• freelanceri și subcontractori care lucrează la proiecte, obligați să păstreze confidențialitatea.

5.2 Alți destinatari

Putem divulga date autorităților publice atunci când legea o cere, consultanților noștri juridici, fiscali și financiari, precum și unui cumpărător sau succesor în cazul unei fuziuni, achiziții sau vânzări a afacerii noastre, care va continua să îți protejeze datele conform acestei politici.

Nu vindem niciodată datele tale cu caracter personal.

6.1 Transferuri în afara SEE

Preferăm furnizori care stochează datele în Spațiul Economic European. Dacă un furnizor prelucrează date în afara SEE, ne asigurăm că transferul este protejat printr-o decizie de adecvare a Comisiei Europene (inclusiv Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, dacă furnizorul este certificat) sau prin Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, împreună cu garanții suplimentare acolo unde este necesar. Ne poți cere o copie a garanțiilor relevante.

7.1 Perioade de păstrare

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât cât este necesar pentru scopurile descrise mai sus:

• solicitările care nu duc la un contract — până la 2 ani de la ultima interacțiune;
• datele clienților și ale proiectelor — pe durata contractului și până la 5 ani după încetarea acestuia, pentru apărarea unor drepturi în instanță;
• documentele contabile și fiscale — pe perioada impusă de lege (în prezent, până la 10 ani);
• conturile din Portalul pentru clienți — până la închiderea contului, iar jurnalele până la 12 luni;
• jurnalele serverului — până la 90 de zile, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru investigarea unui incident;
• candidaturile — până la 6 luni după procesul de recrutare sau până la 2 ani cu consimțământul tău.

La finalul acestor perioade, datele sunt șterse sau anonimizate.

8.1 Măsuri de securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, inclusiv criptarea datelor în tranzit, controlul accesului pe principiul privilegiului minim, autentificare multifactor pentru sistemele interne, stocarea securizată a credențialelor, actualizări regulate, copii de siguranță și obligații de confidențialitate pentru toți cei care lucrează cu noi.

8.2 Încălcări ale securității datelor

Dacă are loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal, vom notifica autoritatea de supraveghere competentă în termen de 72 de ore, acolo unde este necesar, și vom informa fără întârzieri nejustificate persoanele afectate atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile lor.

9.1 Drepturile conform GDPR

În condițiile prevăzute de GDPR, ai dreptul:

• să accesezi datele tale cu caracter personal și să primești o copie a acestora;
• să obții rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• să obții ștergerea datelor, atunci când nu mai există un motiv pentru păstrarea lor;
• să restricționezi prelucrarea datelor în anumite situații;
• să primești datele într-un format structurat, care poate fi citit automat, și să le transmiți altui operator (portabilitatea datelor);
• să te opui oricând prelucrării bazate pe interesele noastre legitime, precum și marketingului direct;
• să îți retragi oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

9.2 Cum îți exerciți drepturile

Trimite-ne solicitarea la [email protected]. Îți răspundem în termen de o lună de la primire; acest termen poate fi prelungit cu încă două luni pentru solicitările complexe, caz în care îți vom spune motivul. Putem cere informații pentru a-ți confirma identitatea. Solicitările sunt gratuite, cu excepția celor vădit nefondate sau excesive.

9.3 Dreptul de a depune o plângere

Dacă consideri că îți prelucrăm datele în mod nelegal, poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din țara UE în care locuiești sau lucrezi. Ne-ar bucura să avem mai întâi ocazia să rezolvăm noi problema.

10.1 Este obligatorie furnizarea datelor?

Câmpurile marcate ca obligatorii în formularele noastre sunt necesare pentru a răspunde solicitării tale. Datele necesare pentru contracte și facturare sunt obligatorii pentru încheierea și executarea unui contract cu noi. Dacă nu le furnizezi, este posibil să nu îți putem răspunde sau să nu putem lucra împreună. Toate celelalte informații sunt opționale.

11.1 Serviciile noastre se adresează firmelor

Site-ul și serviciile noastre se adresează firmelor și profesioniștilor și nu sunt destinate copiilor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la copii.

12.1 Linkuri și integrări

Site-ul nostru poate conține linkuri către site-uri terțe și poate menționa platforme terțe. Practicile lor de confidențialitate sunt guvernate de propriile politici, pe care te încurajăm să le citești.

13.1 Actualizări

Putem actualiza această Politică de confidențialitate pentru a reflecta schimbări ale serviciilor noastre sau ale legii. Versiunea în vigoare este mereu disponibilă pe această pagină, împreună cu data „Ultima actualizare”. Dacă modificările sunt semnificative, îi vom informa pe clienți și pe utilizatorii portalului prin email sau prin Portalul pentru clienți.